Organizacja eventu, czyli jak z głową organizować imprezy?

Organizacja eventu nie jest prostą sprawą, choć oczywiście wszystko zależy od skali wydarzenia. Jak mówi stare przysłowie “doświadczenie czyni mistrza” lub inaczej “najtrudniejszy pierwszy raz”. Jeśli tak właśnie jest, że przygotowujesz event po raz pierwszy, przydadzą Ci się nasze wskazówki. Dziś na blogu organizacja eventu krok po kroku.

 Jakie eventy są organizowane?

Pojęcie eventy jest bardzo pojemne, właściwie można tym mianem określić wszystko, co nie jest imprezą o prywatnym czy domowym charakterze. Będą to zatem wszelkiego rodzaju wydarzenia publiczne, czyli otwarte dla osób z zewnątrz, lub firmowe, przygotowane tylko z myślą o pracownikach. Eventy można podzielić ze względu np. na miejsce organizacji eventu, liczbę uczestników, charakter imprezy czy osobę organizatora.

Wyróżniamy zatem eventy plenerowe, które odbywają się na świeżym powietrzu oraz takie organizowane w pomieszczeniach, jak na przykład targi branżowe. Jeśli liczba potencjalnych uczestników przekracza 1000, zwykle mamy do czynienia z imprezą masową, która wymaga spełnienia wymogów ustawy. Czasami to Ty działasz jako organizator eventu, czasem jednak Twoja firma tylko w nim uczestniczy (np. wystawia stoisko podczas targów). Eventy mogą mieć charakter rozrywkowy (koncert, kabaret), sportowy (zawody), edukacyjny (szkolenie, konferencja, warsztaty) itp.

Od czego zacząć organizację eventu?

Odpowiedź na pytanie z podtytułu jest prosta. Organizację każdego wydarzenia należy rozpocząć od ustalenia, w jakim celu je organizujemy. Czy chcesz zintegrować pracowników, pomóc zebrać określoną kwotę na cel charytatywny, zaprezentować nowości, a może po prostu pozyskać nowych klientów? Od celu imprezy zależy przecież to, jak ona później będzie wyglądać. Jeśli Twoim celem jest sprzedaż lub budowanie wizerunku marki właśnie wkroczyłeś na teren określony jako event marketing.

Jak zorganizować event krok po kroku?

Drugi etap jest nieco trudniejszy musimy określić, co dokładnie chcemy zrobić, a następnie zaplanować wykonanie.

Ustal, jaki posiadasz budżet

Z przykrością stwierdzamy, że pieniądze podczas organizacji imprez mają kluczowy charakter. Musisz ustalić, ile środków masz lub potrzebujesz mieć. Imprezę można zorganizować z własnych funduszy lub takich pozyskanych od sponsorów. W pierwszym wypadku wystarczy zabezpieczyć stosowną kwotę w planach finansowych, w drugim musisz zadbać o pozyskanie sponsorów (przekonać ich do wizji eventu), co bywa zarówno trudne, jak i czasochłonne. Co więcej, często samo pozyskanie sponsora kosztuje (wyjazdy, spotkania, materiały pokazowe, telefony). Gdy już znasz swój budżet promocyjny, wiesz, na co Cię stać i możesz zaplanować atrakcje. Zapewne już wcześniej miałeś jakiś obraz imprezy (zwłaszcza jeśli musiałeś pozyskać sponsorów), lecz dopiero po zaplanowaniu budżetu całość wydarzenia nabiera realnych kształtów.

Zastanów się, czy sam podołasz temu zadaniu

Gdy masz budżet i wizję wydarzenia warto zadać sobie pytanie, czy sam podołasz temu zadaniu. Organizacja eventu firmowego to nie przelewki. Może potrzebujesz pomocy innych pracowników lub pomoże ci agencja eventowa? Opisane poniżej kroki dotyczą samodzielnej organizacji wydarzeń. Jeśli czytasz dalej, to gratulujemy rozpoczęcia pracy na stanowisku event manager 🙂

Ustal terminy realizacji poszczególnych zadań

Niestety planowanie eventu bywa najeżone przeszkodami. Dlatego warto się do tego zabrać metodycznie. Wpierw ustal zadania i wypisz je np. rezerwacja miejsca na imprezę, zamówienie artystów, catering, rozesłanie zaproszeń, przygotowanie specjalnego landing page z informacjami, zamówienie stoiska, przygotowanie gadżetów, materiały dla uczestników itd.

Każda impreza będzie miała inny zestaw takich zadań, ale zawsze musisz je uporządkować. Co to znaczy? Określ czas niezbędny do wykonania danego zadania oraz czy jego wykonanie zależy od zakończenia innego zadania. Np. na przygotowanie zaproszeń (opracowanie projektu, wydruk, wysłanie) potrzebuję 10 dni roboczych, ale nie przygotuję zaproszeń, zanim nie będę znać miejsca, artystów i listy uczestników. W ten sposób ustalisz mniej więcej kolejność realizacji zadań.

Musisz także pamiętać, że choć niektóre z nich nie będą czasochłonne, to lepiej wykonać je z dużym wyprzedzeniem. Przykładem może być znalezienie odpowiedniego miejsca i zamówienie go, wynajem namiotów czy podpisanie umów z wykonawcami programu artystycznego. Tu zwłoka może spowodować, że nie dostaniesz tego, czego potrzebujesz – np. Twój wymarzony prelegent nie będzie miał wolnego miejsca w terminarzu. Jeśli planujesz własne duże nośniki reklamowe, jak namioty eventowe, bramy czy ogromne balony z nadrukiem, to również musisz zapewnić sobie czas niezbędny na przygotowania projektu graficznego oraz produkcję tego typu reklam.

Koniecznie pamiętaj również, aby zapewnić sobie odpowiedni czas na zaproszenie gości. Zbyt krótki może w niektórych kręgach oznaczać brak szacunku i spowodować niższą frekwencję. Naszym zdaniem minimum to około miesiąca, lecz im wyższy prestiż wydarzenia i zaproszonych gości, tym termin powinien być dłuższy. Innymi słowy wszystko zależy od charakteru imprezy, lecz zawsze musisz dbać, by zapewnić dobre wrażenie.

Korzystaj z narzędzi do planowania

Oczywiście, możesz zdać się na kartkę i długopis – niejedno wydarzenia powstało w ten sposób – ale możesz również skorzystać z mniej lub bardziej profesjonalnych narzędzi. Znajdziesz ich bez liku w Internecie. Dzięki nim o niczym nie zapomnisz i wszystko będzie dopięte na ostatni guzik. Z doświadczenia wiemy, że organizacja imprez opiera się na różnego rodzaju listach kontrolnych i innych planerach. Wzrokowcy dla uporządkowania myśli sięgają też po wykresy np. Gantta.

O czym pamiętać podczas organizowania imprez?

Podczas planowania eventu jednym z kluczowych zagadnień jest odpowiedni marketing. To cały wachlarz zadań, który musisz zrealizować niejako obok samego wydarzenia. Będzie to adekwatne do wielkości i rodzaju imprezy poinformowanie o jej istnieniu. Czasem wystarczy po prostu plakat zawierający program wydarzenia umieszczony w gablocie z ogłoszeniami firmowymi. Zwykle jednak sprawa nie jest taka prosta i wymaga podjęcia różnych aktywności – stworzenia strony, która obok informacji zawiera formularz rejestracyjny, nagłośnienia sprawy za pomocą social mediów (reklama płatna i własny fanpage) czy wręcz reklamy w Google Ads. 

Już wspominaliśmy o sponsorach, teraz warto napomknąć o pozyskaniu patronów medialnych. Oczywiście nie zawsze patron medialny jest konieczny, dotyczy to raczej otwartych dużych imprez (zarówno biletowanych, jak i darmowych). O sponsorów czy patronów musisz odpowiednio zadbać. Zwykle umowa (ustna czy pisemna) wyraźnie określa wasze obowiązki. Jednym z nich będzie zapewne odpowiednia ekspozycja logotypów. Doskonale do tego celu nadają się reklama dmuchana: balony reklamowe czy dmuchane bramy startowe. 

Ale przecież nie organizujesz eventu tylko po to, aby zapewnić rozrywkę czy wiedzę innym. Nie zapomnij zadbać o siebie i swoją firmę! Tak przygotuj wszystkie materiały, żeby podkreślały rolę i zalety Twojej marki lub produktów. Nadaj im firmowy charakter, tak by mogły cię promować!

Nie zawsze musisz ograniczać się wyłącznie do umieszczenia logotypów (np. na flagach reklamowych) czy zastosowania brandowych kolorów. Możesz sięgnąć po bardziej nietypowe rozwiązania, które oferuje reklama zewnętrzna np. dużą dmuchaną replikę Swojego sztandarowego produktu. Innym pomysłem może być nagranie firmowego jingla, który będzie towarzyszył wydarzeniu. Dzięki Takim niestandardowym elementom uczestnik imprezy lepiej zapamięta Twoją markę.

Ile kosztuje organizacja eventu?

To pytanie szalenie pojemne i jak zwykle w marketingu odpowiedź brzmi – to zależy. Zależy od Twojej kreatywności, możliwości i planów;) Jeśli potrafisz zaangażować innych i pozyskiwać sponsorów, to kosztem będzie przede wszystkim Twój czas. To jednak sytuacja idealna, bo zwykle organizacja imprez wymaga sporych nakładów, a im większa i bardziej atrakcyjna impreza, tym szybciej one rosną. Do najbardziej kosztownych należą wynagrodzenia artystów, usługi cateringowe, wynajem miejsca oraz reklama wydarzenia

Podsumowując, organizacja wydarzeń może kosztować od kilku tysięcy w górę. Tę górną kwotę trudno określić, ale zważywszy, że organizujesz imprezę firmową samodzielnie zapewne będzie to kilkadziesiąt tysięcy.