Jak zorganizować dobry festyn rodzinny?

 

Pojęcie festynu rodzinnego można traktować bardzo szeroko – jako każde wydarzenie, w którym mogą uczestniczyć całe rodziny. Wtedy będą to na przykład wydarzenia miejskie, jak dzień dziecka czy dni danej miejscowości. Takie podejście uważamy jednak za zbyt szerokie. Dla nas festyn rodzinny jest nieco bardziej kameralny i obejmuje rodziny z danej społeczności na przykład szkolnej, klubowej czy firmowej. I na takich właśnie wydarzeniach koncentruje się ten wpis.

 

Kiedy najlepiej organizować festyn rodzinny?

Festyn rodzinny najlepiej zorganizować w maju lub czerwcu. Kolejny dobry termin to wrzesień lub ciepły październik. Dlaczego warto wybrać właśnie te miesiące? Przemawiają za nimi co najmniej dwa powody. Po pierwsze, wyższe temperatury. Temperatura w okolicach 18-25 stopni Celsjusza to wręcz wymarzona pogoda na wspólne spotkania na świeżym powietrzu. Przy wyższej temperaturze i pełnym słońcu zarówno organizacja wydarzenia, jak i udział w nim, mogą być uciążliwe.

Ale wspomniane miesiące są także godne uwagi z innego powodu. Sezon urlopowy – lipiec i sierpień – nie sprzyja organizacji festynów rodzinnych – może pojawić się problem z niską frekwencją. Wiele osób decyduje się wtedy przecież na wspólne wyjazdy, na przykład zagraniczne.

Trzeba jednak podkreślić, że nic nie stoi na przeszkodzie, by zorganizować festyn w innym terminie. Wymaga to jednak takiego miejsca lub przygotowania, które zapewni uczestnikom komfortowe warunki, zwłaszcza jeśli chodzi o temperaturę. Może to być duże ognisko, ciepły posiłek, albo organizacja imprezy wewnątrz hali czy innego pomieszczenia.

Organizacja festynu krok po kroku

Organizację festynu rodzinnego najlepiej podzielić na etapy. Oto one:

Planowanie

Skoro wiemy już, kiedy zorganizować festyn, warto przystąpić do jego planowania. Należy to zrobić z odpowiednim wyprzedzeniem. W zależności od rozmachu imprezy – a mówimy przecież o imprezach szkolnych, klubowych czy firmowych – na przygotowania należy sobie zarezerwować od jednego do trzech miesięcy.

Określenie celu

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, jaki jest cel wydarzenia. Oczywiście może to być po prostu chęć spotkania się i wspólnej zabawy. Czasami taka impreza jest także formą podziękowania – za wspólny rok pracy czy nauki. To rodzaj nagrody za wysiłek włożony w budowanie wspólnego dobra. Czasem jednak festyn ma bardziej “biznesowy” charakter – służy do przygotowania zbiórki pieniędzy na dany cel. W takim przypadku warto przygotować się także od strony finansowo-prawnej. Sporym ułatwieniem jest posiadanie stowarzyszenia, fundacji czy organizacji pożytku publicznego, na której konto można wpłacać datki.

Zbiórki prowadzone w miejscach publicznych, ogólnodostępnych – np. zbiórka gotówki do puszki czy zbiórka przedmiotów – powinny być zgłoszone. Na szczęście, są tu pewne wyjątki, które mogą dotyczyć właśnie naszych festynów rodzinnych. Zanim przystąpisz do zbierania gotówki, zapoznaj się z przepisami. W tym miejscu warto także wspomnieć, że popularne loterie wymagają dopełnienia formalności w urzędzie celno-skarbowym.

Ciekawe wyjaśnienia znajdziesz np w tym artykule: https://poradnikpracownika.pl/-zbiorka-publiczna-jak-zbierac-pieniadze-i-nie-naruszyc-prawa

Określenie budżetu i podział zadań

Niestety nawet małego wydarzenia nie można zorganizować bez budżetu. Musisz zaplanować, ile pieniędzy, chcesz przeznaczyć na poszczególne elementy składające się na udany festyn rodzinny. Weź pod uwagę koszty wynajmu wyposażenia lub miejsca, koszt poczęstunku, atrakcji czy upominków. Znajdź ekipę, która pomoże ci w przygotowaniu wydarzenia i podziel zadania między poszczególne osoby. Postaraj się także, aby szczegółowy, np. godzinowy plan wydarzenia powstał jak najszybciej, w ten sposób będziesz mieć większą kontrolę nad przygotowaniami.

Wybór i organizacja miejsca

Bardzo często festyny rodzinne organizowane są po prostu na terenie należącym do organizatora – szkolnym lub klubowym boisku, firmowym trawniku. Jeśli jednak teren nie należy do Ciebie, pamiętaj, aby dopełnić formalności z jego właścicielem. Wybierając miejsce, weź pod uwagę następujące aspekty:

• czy masz wystarczająco dużo przestrzeni dla ludzi i sprzętu
• czy są odpowiednie podłączenia np. do prądu lub wody
• czy istnieje wygodna droga dojazdowa, z której skorzystają uczestnicy oraz organizatorzy, przywożąc sprzęt.

Miejsce organizacji festynu trzeba również przygotować. Być może potrzebne będzie sprzątanie czy koszenie trawy. W zależność od planowanych atrakcji i przebiegu wydarzenia, mogą pojawić się stoły biesiadne, stoiska z atrakcjami, albo o informacyjnym charakterze. Warto pomyśleć o strefie relaksu np. takiej wyposażonej w leżaki reklamowe. Wymarzonym rozwiązaniem w przypadku festynów szkolnych czy klubowych jest także namiot lub kilka namiotów, w którym można zorganizować festynowe centrum zarządzania. Niezbędny element wielu festynów stanowi scena, o której przygotowanie należy zadbać z wyprzedzeniem. Zwłaszcza na większych festynach potrzebne może okazać się nagłośnienie. Nie zapomnij, że po wszystkim trzeba posprzątać – wynajmij ekipę lub stwórz własny team sprzątający.

Wybór i zapewnienie atrakcji

Tu pole do popisu jest naprawdę szerokie, a rozwiązanie można dostosować praktycznie do każdego budżetu. Warto jednak pamiętać, że samodzielne przygotowanie atrakcji, choć wymaga mniej pieniędzy, to zabiera więcej czasu i wysiłku.

Zaproszenia

O festynach rodzinnych zwykle jest głośno zanim jeszcze znana jest szczegółowa data. Nie zwalnia to jednak organizatora z obowiązku zaproszenia na wydarzenie. Można to zrobić na wiele sposobów – dostarczając indywidualne zaproszenia, zamieszczając post na grupie lub firmowym profilu, rozwieszając plakaty. Aby festyn nie kolidował z innymi planami, takie zaproszenie warto wystosować z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jakie atrakcje na festyn rodzinny będą najlepsze?

Najlepsze na festyn rodzinny będą takie atrakcje, które spodobają się zarówno dzieciom, jak i dorosłym. Tak się jednak składa, że zwykle adresatem większości z nich są dzieci, a wartością dla ich rodziców jest możliwość odpoczynku 🙂 W tej sytuacji każda propozycja skierowana wprost do rodziców może być na wagę złota. Wykorzystaj to!

Atrakcją festynu mogą być zarówno wynajęte “gwiazdy” – piosenkarz, aktor, kabareciarz, jak i występy jego uczestników, którzy z powodzeniem mogą zastąpić profesjonalistów. Organizatorzy chętnie sięgają po sprzedaż drobnych upominków, np. ręcznie wykonanych czy loterie fantowe. Popularnością cieszą się bitwy na kolorowe proszki, pokazy puszczania balonów, baniek czy laserowe. Często dla dzieci zamawia się dmuchane zamki, szczudlarzy, klaunów czy wodzirejów. Podczas festynów rodzinnych doskonale sprawdzą się różne zabawy zręcznościowe – biegi z przeszkodami, budowanie z dużych klocków itp. Wystarczy przejrzeć strony firm eventowych i pomysły nasuną się same. Wiele drogich rozwiązań można zastąpić własnymi – prostszymi i tańszymi.

Ogromną atrakcją każdego festynu są posiłki i napoje. Oferta dostępnych rozwiązań jest naprawdę szeroka: od samodzielnego pieczenia kiełbasek, przez kuchnię polową, po specjalny catering z pokazami gotowania. Nie inaczej sytuacja wygląda w przypadku napojów. Organizatorzy stosują tu różne rozwiązania od pełnej odpłatności za produkty, przez talony uprawniające do bezpłatnej konsumpcji, po zupełnie nielimitowane korzystanie z dostępnego menu. Wszystko zależy od budżetu i celu festynu.

Organizacja nawet niewielkiego festynu rodzinnego to spore wyzwanie. Trudno przygotować interesujące wydarzenie w krótkim czasie i z niewielkim budżetem. Wszystko pozostaje zatem kwestią czasu i dobrego planowania. Powodzenia!