Jak zorganizować imprezę plenerową?

Czym jest impreza plenerowa?

Impreza plenerowa to po prostu impreza organizowana na świeżym powietrzu czyli w plenerze właśnie. Elementem wyróżniającym jest zatem miejsce organizacji, ale już nie cel czy temat przedsięwzięcia. Te musisz określić, jak dla każdego innego eventu.

Rodzaje wydarzeń plenerowych

Rodzaje imprez plenerowych można wyróżnić za pomocą różnych kryteriów: celu, uczestników, charakteru wydarzenia czy skali. Oto najczęściej spotykane:

Kulturalne i rozrywkowe – gdzie elementem wyróżniającym jest tematyka imprezy. Ta grupa nie jest jednorodna i można w niej wskazać jeszcze dodatkowe podgrupy np. festiwale muzyczne (Open’er, Pol’and’Rock), koncerty na świeżym powietrzu, kina plenerowe, spektakle teatralne, występy kabaretowe czy pikniki artystyczne z warsztatami, występami i wystawami.

Przeczytaj także: Jak zorganizować kino w plenerze?

Gastronomiczne – których uwaga koncentruje się wokół jedzenia i tradycji kulinarnych. Tu możemy wskazać na festiwale food trucków, jarmarki regionalne i dożynki z lokalnymi specjałami, degustacje win, piwa kraftowego lub miodów – często z muzyką i atrakcjami.

Rodzinne i rekreacyjne – czyli imprezy wyróżnione ze względu na grupę uczestników.
Do takich imprez zalicza się między innymi festyny rodzinne z atrakcjami dla dzieci, dni miasta czy gmin oraz festyny szkolne lub parafialne.

Przeczytaj także: Jak zorganizować dobry festyn rodzinny?

Sportowe i rekreacyjne, a zatem o profesjonalnym lub amatorskim charakterze. Będą to różnego rodzaju biegi uliczne, maratony, ale także rodzinne spacery czy nordic walking. Do tej kategorii zaliczają się również zawody sportowe na otwartym terenie – np. siatkówka plażowa, turnieje piłkarskie. Na odrębną uwagę zasługują także zloty rowerowe, rajdy piesze czy spływy kajakowe.

Firmowe i promocyjne – skierowane do pracowników, bądź do klientów. Dla tej pierwszej grupy organizowane są eventy korporacyjne np. integracyjne i team-buildingowe. Z kolei z myślą o klientach planowane są imprezy promocyjne i reklamowe, targi plenerowe i prezentacje produktów.

Okolicznościowe – to odrębna kategoria, gdzie znajdziemy między innymi wesela pod namiotem, uroczystości rodzinne i jubileuszowe na świeżym powietrzu.

Imprezy tematyczne np. średniowieczne jarmarki, imprezy country, retro pikniki, zloty motocykli czy starych samochodów albo słynny krakowski marsz jamników.

Jak zorganizować imprezę plenerową krok po kroku?

Organizacja każdej imprezy ma swoje punkty, poniżej przestawiamy swoisty dekalog organizatora.

1. Określ cel i charakter imprezy
Organizację imprezy bezwzględnie należy zacząć od określenia jej celu, a następnie charakteru. Tu warto sobie zadać kilka podstawowych pytań:
Co chcesz osiągnąć? Czy celem jest uczczenie jakiegoś wydarzenia, zebranie środków, zdobycie klientów, team building?
Jaki to impreza ma mieć charakter? Rozrywkowy, tematyczny, sportowy, otwarty czy też biletowany?
Odpowiedź na te pytania pokieruje nas w dalszych działaniach.

2. Wybierz odpowiednie miejsce
W kolejnym kroku musisz wybrać i “zarezerwować” miejsce organizacji imprezy. Przy podejmowaniu decyzji weź pod uwagę:

• dostępność czyli możliwość dojazdu, ilość miejsc parkingowych, obecność transportu publicznego
• wielkość i ukształtowanie terenu, które powinny być dostosowane do liczby gości i planowanych aktywności lub atrakcji
• dostęp do prądu, wody, sanitariatów – czy są na miejscu, czy też należy rozważyć potrzebę wynajmu rozwiązań mobilnych
• formalności: każdorazowo na organizację imprezy będzie potrzebna zgoda właściciela terenu, którym może być zarówno osoba prywatna, firma, jak i lokalny samorząd.

3. Uzyskaj niezbędne zgody i pozwolenia
W zależności od rodzaju imprezy, może być potrzebne:

• zgoda na organizację imprezy masowej (jeśli uczestniczy w niej więcej niż 999 osób). Uzyskanie takiej zgody wymaga współpracy ze strażą pożarną, policją i sanepidem, a wydaje ją lokalny samorząd.
• zgłoszenie imprezy niemasowej tzw. zwykłej do urzędu.
• zgoda właściciela terenu, o której wspominaliśmy wcześniej.
• zgoda na sprzedaż alkoholu, jeśli jest planowana.

4. Zaplanuj logistykę i infrastrukturę

To jeden z bardziej wymagających punktów do realizacji, zwłaszcza jeśli planujesz imprezę na “pustym placu”. Wówczas musisz zadbać o następujące elementy:

• scenę, zadaszenia, namioty – dostosowane do warunków pogodowych.
• prąd, nagłośnienie, oświetlenie – agregaty lub dostęp do sieci.
• przenośne toalety, umywalki
• leżaki, ławki czy stoły

Pamiętaj, że wszystkie też elementy trzeba jeszcze dowieźć i odpowiednio ustawić / zmontować oraz często zabezpieczyć na wypadek zmiennych warunków pogodowych. W tym celu warto wykorzystać właśnie namioty stelażowe, które chronią zarówno przed słońcem, jak i przed opadami, zarówno obsługę, jak i sprzęt elektroniczny czy catering.

5. Zorganizuj catering
Tu opcji wyboru jest bardzo wiele, w tym:

• catering zewnętrzny – w formie bufetu, grilla, lunchboxów
• food trucki lub inne stoiska
• kuchnia polowa – np. grochówka czy bigos
• ognisko np. z pieczeniem kiełbasek

Koniecznie zadbaj także o dostępność wody i napojów. Już zawczasu musisz zdecydować, czy jedzenie będzie darmowe, w cenie biletu, a może płatne osobno. Taką informację trzeba podać uczestnikom z wyprzedzeniem. Dobrą i pożądaną praktyką jest zapewnienie dostępu do taniej lub najlepiej bezpłatnej wody pitnej. W ostatnim czasie wielu organizatorów dużych imprez spotkało się z krytyką z uwagi na wysokie ceny wody podcza imprez zamkniętych i biletowanych.

6. Zadbaj o atrakcje dopasowane do gości
Dobrze dobrane atrakcje to klucz do sukcesu, musisz dostosować się do potrzeb uczestników. Oczywiście zdarzają się imprezy – zwłaszcza sportowe bez atrakcji, a czasem sama impreza ma właśnie charakter atrakcji – np. kino plenerowe. Nie mniej jednak podczas imprez rodzinnych, rekreacyjnych czy firmowych warto zadbać o dodatkową rozrywkę.

• dla dzieci: dmuchańce, animacje, malowanie twarzy, bańki mydlane.
• dla dorosłych: pokazy, tańce, strefy relaksu.
• dla rodzin: gry plenerowe, quizy, konkursy z nagrodami.
• dla firm: strefy integracyjne, team-building, prezentacje multimedialne.

Większość atrakcji trzeba rezerwować z odpowiednim wyprzedzeniem. Czasem niezbędne jest zawarcie umowy, a nawet wpłacenie zadatku czy zaliczki. Zaplanuj sobie wystarczająco dużo czasu na takie działania. W tym przypadku możesz porozmawiać ze sponsorami, by np. w strefie relaksu ustawili leżaki z logo firmy, reklamując się w ten sposób lub by zasponsorowali nagrody w konkursach.

7. Zadbaj o promocję (jeśli wydarzenie jest otwarte)
Każde wydarzenie wymaga odpowiedniej reklamy, aby frekwencja dopisała. Dostosuj jej formę do potrzeb. Czasem wystarczy mail z zaproszeniem, innym razem potrzebne będą bardziej oficjalne działania – np. przesłanie indywidualnych zaproszeń pocztą. Jeśli impreza adresowana jest do szerokiego grona odbiorców, przygotuj plakaty, wydarzenie na Facebooku, lokalną reklamę. Współpracuj z lokalnymi mediami, domami kultury, urzędem gminy.

8. Zadbaj o opłatę na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi
Jeśli podczas imprezy planujesz puszczać muzykę to musisz pamiętać o opłatach na rzecz jej autorów. Są one wnoszone za pośrednictwem organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi. Przykładem takiej organizacji jest np. ZAiKS. Często taką opłatę musisz ponieść nawet wtedy, gdy już bezpośrednio płacisz wykonawcy. Sprawdź to!

9. Przygotuj harmonogram i scenariusz wydarzenia
Opracuj dokładny plan wydarzenia “minuta po minucie”. Nie zapomnij zaplanować czasu na odpoczynek czy posiłek dla uczestników. Aby ułatwić sobie zadanie, przygotuj także listę kontaktów do dostawców, animatorów, ekipy technicznej. Ustal plan awaryjny na wypadek deszczu lub innych problemów.

10. Zadbaj o obsługę
Każda impreza wymaga obsługi. Zatrudnij lub wyznacz osoby do koordynacji i reagowania na bieżąco. Przygotuj “punkt informacyjny” dla uczestników. Po wydarzeniu – zadbaj o porządek i podziękuj uczestnikom i partnerom.

Jak zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom wydarzenia w plenerze?

Bezpieczeństwo imprezy jest najważniejsze dlatego poświęcamy mu osobny paragraf. Po pierwsze, musisz sprawdzić, czy twoja impreza nie ma charakteru imprezy masowej zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. Rozstrzyga o tym przede wszystkimi ilość uczestników.

Jeśli spełniasz warunki definicji imprezy masowej o Twoich dalszych działaniach decyduje ustawa. Jest ona dość restrykcyjna i warto rozpatrzyć możliwość powierzenia uzyskania zgody na organizację profesjonalnej firmie. To ona wówczas opracuje plan, dokumenty oraz uzgodni wszystko z policją, strażą pożarną, sanepidem i lokalnymi urzędnikami.

Pamiętaj, nawet jeśli Twoja impreza nie spełnia wymogów, by stać się imprezą masową, warto posiłkować się rozwiązaniami wskazanymi w ustawie, choć oczywiście w ograniczonym zakresie.

Trzeba również dodać, że w polskim systemie prawnym funkcjonują także tzw. imprezy niemasowe, zwykłe – czyli imprezy o artystycznym i rozrywkowym charakterze organizowane w ramach działalności kulturalnej. Należy je zgłaszać w urzędzie ( kwestie reguluje ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej) z odpowiednim wyprzedzeniem. To zgłoszenie powinno także zawierać określenie środków stosowanych do zapewnienia odpowiednich standardów bezpieczeństwa podczas trwania wydarzenia.

Wówczas weź pod uwagę:

• ochronę – zwłaszcza jeśli impreza jest duża lub otwarta.
• ubezpieczenie wydarzenia – od odpowiedzialności cywilnej (OC).
• zabezpieczenie medyczne (ratownik, punkt pierwszej pomocy).
• bezpieczeństwo sanitarne i przeciwpożarowe – zgodnie z przepisami.

Kwestie te warto omówić z lokalnymi urzędnikami.

Podsumowanie

Organizacja imprezy plenerowej to wyzwanie, które wymaga dobrej logistyki, znajomości przepisów i wyczucia potrzeb uczestników. W naszym artykule przygotowaliśmy dekalog organizatora – 10 kluczowych zasad, które pomogą zorganizować wydarzenie bez stresu i nieprzewidzianych komplikacji. Od wyboru odpowiedniego miejsca, przez uzyskanie pozwoleń, dobór atrakcji, zapewnienie zaplecza technicznego i sanitarnego, aż po kwestie bezpieczeństwa i promocji – każdy punkt to praktyczna wskazówka oparta na doświadczeniu. Dekalog jest nie tylko listą obowiązków, ale też drogowskazem dla każdego, kto chce stworzyć udaną i zapamiętaną przez gości imprezę pod chmurką.