Jak zorganizować dobry event zimą?

Inventini 9 Blog 9 Jak zorganizować dobry event zimą?

W naszym kraju zima trwa dobre parę miesięcy. Nie jest to okres szczególnie zachęcający do jakiejkolwiek aktywności, czy to fizycznej, czy umysłowej. Często brakuje nam motywacji do działania, spada nasza kreatywność. A przecież to czas, którego nie powinniśmy zmarnować. Zimą nasi pracownicy mogą potrzebować dodatkowych inspiracji, a klienci zwiększenia przychodów lub bodźców do skorzystania z naszej oferty. Dlatego właśnie warto zainteresować się tematem zimowych eventów. Jaki jest przepis na udane wydarzenie?

Organizacja eventu

Niezależnie od pory roku każdy event powinien zostać dokładnie zaplanowany. Na samym początku musimy zastanowić się, jaka ma być rola danego wydarzenia. Co chcemy osiągnąć? Czy ma być to głównie sposób na integrację pracowników w strukturach firmy i poprawienie wewnętrznego PR-u? Będziemy starali się pozyskać nowych klientów czy raczej zdobyć lojalność dotychczasowych? Powinniśmy określić grupę docelową, jej potrzeby i oczekiwania. Pod zebrane informacje dostosujemy motyw przewodni wydarzenia i zdecydujemy, jak zorganizować event krok po kroku.

Przykładowy harmonogram eventu zimą

Zima to specyficzna pora, jeśli chodzi o planowanie eventu. Pierwsza myśl, która przychodzi do głowy, to spotkania w ciepłych wnętrzach, rozgrzewające trunki i smaczne przekąski. Chcąc, by wydarzenie odniosło sukces, nie możemy ograniczać się jednak do takich schematów. Głównym atrybutem marketingu – wewnętrznego czy zewnętrznego – powinna być kreatywność. Organizatorzy wydarzeń prześcigają się w ofertach zapewniających rozrywkę, której zwykli śmiertelnicy raczej nie doświadczają na co dzień. Przykładowy scenariusz eventu służącego integracji pracowników firmy może rozpocząć się przejażdżką na skuterach śnieżnych. To zdrowy zastrzyk adrenaliny, a dla wielu atrakcja, której nigdy wcześniej nie doświadczyli. Alternatywą dla osób mniej zainteresowanych motoryzacją mogą być psie zaprzęgi. Popularnością cieszą się też zajęcia z zimowego survivalu – uczestnicy mają możliwość budowy prawdziwego igloo i zyskania wiedzy, jak radzić sobie w ekstremalnych warunkach.

Promowanie eventu

Planując zimowe wydarzenie reklamowe czy PR-owe, musimy wiedzieć nie tylko, jak organizować eventy, ale także jak je promować. Najważniejszy okaże się tu dostosowanie kanału komunikacji do wybranej przez nas grupy docelowej. W zależności od rodzaju wydarzenia najpierw sięgniemy po media tradycyjne lub po narzędzia internetowe. Do odbiorców starszych, zamieszkujących małe miejscowości, lepiej trafimy, ogłaszając się w lokalnej telewizji, radiu czy gazecie. Kierując komunikat do młodych, niezastąpione okażą się media społecznościowe, choć i te różnią się pod kątem profilu użytkownika. Kiedy podczas organizacji zimowego eventu staniemy przed dylematem: media elektroniczne czy outdoor, możemy pokierować się faktem, że o tej porze roku ludzie chętniej przesiadują przed ekranami, niż spacerują po szarych, mokrych ulicach miast. Wybór odpowiedniego kanału komunikacji zależy więc od wielu różnych czynników. Zanim zaczniemy wydawać pieniądze, zastanówmy się, jak najskuteczniej dotrzeć do interesującego nas odbiorcy.

Biznesplan eventu

Kiedy mamy już pełen plan organizacji eventu, nadszedł czas na punkt najmniej przyjemny, czyli podliczenie kosztów, jakie poniesiemy. Często to w tym momencie okaże się, że zaplanowana przez nas lawina atrakcji będzie zaledwie przelotnym opadem śniegu. Nie należy się jednak poddawać. Choć przewidziany na wydarzenie budżet jest ograniczony, mamy możliwość zdobycia dodatkowych funduszy. Najlepszym przykładem jest znalezienie odpowiednich sponsorów i partnerów. Z możliwości wypromowania się chętnie skorzystają inne firmy mieszczące się w zakreślonej przez nas tematyce eventu. Będą mogły zaprezentować swoje logo między innymi na namiotach, flagach czy dmuchanych materiałach reklamowych. Tego typu produkty dobrze sprawdzą się zarówno zimą, jak i latem. Warto też zastanowić się nad ewentualną kooperacją z instytucjami publicznymi czy nad pozyskaniem odpowiednich dotacji. Rozwiązaniem, jakiego nie należy lekceważyć, jest również crowdfunding – społeczeństwo chętnie sfinansuje przedsięwzięcia, które przykują jego uwagę.

Choć na pierwszy rzut oka zima wydaje się okresem nieatrakcyjnym marketingowo, nie można spisać tego czasu na straty. Przy ciekawym pomyśle zimowy event ma szansę osiągnąć nawet lepsze rezultaty niż letni.

Produkty, które doskonale sprawdzą się podczas zimowego eventu:

 

Reklama na lato – 3 wakacyjne pomysły na trudne czasy

Aktualnie wiele firm zastanawia się jak przygotować się do sezonu letniego. Nic nie wskazuje na to, by do tego czasu...
Read More
Reklama na lato – 3 wakacyjne pomysły na trudne czasy

Marketing sportowy w małych klubach

Marketing sportowy w akademiach piłkarskich i lokalnych klubach sportowych jest bardzo ważnym elementem działalności. Wpływa bowiem nie tylko na sytuację...
Read More
Marketing sportowy w małych klubach

Wakacyjny zestaw reklamowy – pytania i odpowiedzi

Tak, tak, wiemy - do lata jeszcze daleko, ale trzeba być przygotowanym, bo nigdy nie wiadomo, kiedy zrobi się ciepło....
Read More
Wakacyjny zestaw reklamowy – pytania i odpowiedzi

Wesele pod namiotem

Wesele pod namiotem odbywające się w plenerze to rozwiązanie dotychczas znane w naszym kraju głównie z amerykańskich filmów. Jednak w...
Read More
Wesele pod namiotem

Torba na kółkach do trybunki reklamowej

Bo życie trzeba sobie ułatwiać Produkty z linii Pascal są relatywnie lekkie, zwłaszcza w porównaniu ze zbliżonymi gabarytowo produktami tradycyjnymi....
Read More
Torba na kółkach do trybunki reklamowej

Nakładki na krzesła – jak wdrożyć zasady w związku z COVID-19

Wielu z nas z utęsknieniem czekało na informację, że kina, teatry czy filharmonie mogą już być otwarte. I choć nie...
Read More
Nakładki na krzesła – jak wdrożyć zasady w związku z COVID-19

Pisanka Pascal – ozdoba wielkanocna do galerii

Uff, galerie handlowe już otwarte, życie powolutku wraca do normy. Długo trwaliśmy w niepewności co do tego, jak będzie wyglądał...
Read More
Pisanka Pascal – ozdoba wielkanocna do galerii

Drukowanie w wersji smart

Sprytne drukowanie Wiecie już, że staramy się wcielać w życie rozwiązania praktyczne, korzystne dla naszego środowiska czyli po prostu smart....
Read More
Drukowanie w wersji smart

Zero Waste by Inventini

Czy jest Zero Waste i czy można go stosować w zakładach pracy? Zero Waste do właściwie sposób życia, w którym...
Read More
Zero Waste by Inventini

Jak maseczki uratowały Inventini – podsumowanie roku

Rok 2020 przyniósł ze sobą wiele nieoczekiwanych wydarzeń i jednocześnie wyzwań. Oczywiście, największym z nich była epidemia koronawirusa. Dotknęła ona...
Read More
Jak maseczki uratowały Inventini – podsumowanie roku