Jak zorganizować dobry event zimą?

W naszym kraju zima trwa dobre parę miesięcy. Nie jest to okres szczególnie zachęcający do jakiejkolwiek aktywności, czy to fizycznej, czy umysłowej. Często brakuje nam motywacji do działania, spada nasza kreatywność. A przecież to czas, którego nie powinniśmy zmarnować. Zimą nasi pracownicy mogą potrzebować dodatkowych inspiracji, a klienci zwiększenia przychodów lub bodźców do skorzystania z naszej oferty. Dlatego właśnie warto zainteresować się tematem zimowych eventów. Jaki jest przepis na udane wydarzenie?

Organizacja eventu

Niezależnie od pory roku każdy event powinien zostać dokładnie zaplanowany. Na samym początku musimy zastanowić się, jaka ma być rola danego wydarzenia. Co chcemy osiągnąć? Czy ma być to głównie sposób na integrację pracowników w strukturach firmy i poprawienie wewnętrznego PR-u? Będziemy starali się pozyskać nowych klientów czy raczej zdobyć lojalność dotychczasowych? Powinniśmy określić grupę docelową, jej potrzeby i oczekiwania. Pod zebrane informacje dostosujemy motyw przewodni wydarzenia i zdecydujemy, jak zorganizować event krok po kroku.

Przykładowy harmonogram eventu zimą

Zima to specyficzna pora, jeśli chodzi o planowanie eventu. Pierwsza myśl, która przychodzi do głowy, to spotkania w ciepłych wnętrzach, rozgrzewające trunki i smaczne przekąski. Chcąc, by wydarzenie odniosło sukces, nie możemy ograniczać się jednak do takich schematów. Głównym atrybutem marketingu – wewnętrznego czy zewnętrznego – powinna być kreatywność. Organizatorzy wydarzeń prześcigają się w ofertach zapewniających rozrywkę, której zwykli śmiertelnicy raczej nie doświadczają na co dzień. Przykładowy scenariusz eventu służącego integracji pracowników firmy może rozpocząć się przejażdżką na skuterach śnieżnych. To zdrowy zastrzyk adrenaliny, a dla wielu atrakcja, której nigdy wcześniej nie doświadczyli. Alternatywą dla osób mniej zainteresowanych motoryzacją mogą być psie zaprzęgi. Popularnością cieszą się też zajęcia z zimowego survivalu – uczestnicy mają możliwość budowy prawdziwego igloo i zyskania wiedzy, jak radzić sobie w ekstremalnych warunkach.

Dowiedz się również, jak zorganizować event jesienią.

Promowanie eventu

Planując zimowe wydarzenie reklamowe czy PR-owe, musimy wiedzieć nie tylko, jak organizować eventy, ale także jak je promować. Najważniejszy okaże się tu dostosowanie kanału komunikacji do wybranej przez nas grupy docelowej. W zależności od rodzaju wydarzenia najpierw sięgniemy po media tradycyjne lub po narzędzia internetowe. Do odbiorców starszych, zamieszkujących małe miejscowości, lepiej trafimy, ogłaszając się w lokalnej telewizji, radiu czy gazecie. Kierując komunikat do młodych, niezastąpione okażą się media społecznościowe, choć i te różnią się pod kątem profilu użytkownika.

Kiedy podczas organizacji zimowego eventu staniemy przed dylematem: media elektroniczne czy outdoor, możemy pokierować się faktem, że o tej porze roku ludzie chętniej przesiadują przed ekranami, niż spacerują po szarych, mokrych ulicach miast. Wybór odpowiedniego kanału komunikacji zależy więc od wielu różnych czynników. Zanim zaczniemy wydawać pieniądze, zastanówmy się, jak najskuteczniej dotrzeć do interesującego nas odbiorcy.

Biznesplan eventu

Kiedy mamy już pełen plan organizacji eventu, nadszedł czas na punkt najmniej przyjemny, czyli podliczenie kosztów, jakie poniesiemy. Często to w tym momencie okaże się, że zaplanowana przez nas lawina atrakcji będzie zaledwie przelotnym opadem śniegu. Nie należy się jednak poddawać. Choć przewidziany na wydarzenie budżet jest ograniczony, mamy możliwość zdobycia dodatkowych funduszy. Najlepszym przykładem jest znalezienie odpowiednich sponsorów i partnerów. Z możliwości wypromowania się chętnie skorzystają inne firmy mieszczące się w zakreślonej przez nas tematyce eventu. Będą mogły zaprezentować swoje logo między innymi na namiotach, flagach czy dmuchanych materiałach reklamowych. Tego typu produkty dobrze sprawdzą się zarówno zimą, jak i latem. Warto też zastanowić się nad ewentualną kooperacją z instytucjami publicznymi czy nad pozyskaniem odpowiednich dotacji. Rozwiązaniem, jakiego nie należy lekceważyć, jest również crowdfunding – społeczeństwo chętnie sfinansuje przedsięwzięcia, które przykują jego uwagę.

Choć na pierwszy rzut oka zima wydaje się okresem nieatrakcyjnym marketingowo, nie można spisać tego czasu na straty. Przy ciekawym pomyśle zimowy event ma szansę osiągnąć nawet lepsze rezultaty niż letni.

Produkty, które doskonale sprawdzą się podczas zimowego eventu:

• namioty stałociśnieniowe 
• bramy startowe
• leżaki, krzesła reżyserskie i pufy reklamowe