4 największe błędy, jakie popełniają event managerowie

Inventini 9 Blog 9 4 największe błędy, jakie popełniają event managerowie

Jak mawiał święty Augustyn: „Błądzić jest rzeczą ludzką”. Dotyczy to także event managerów. Nie ma w tym nic dziwnego – organizacja wydarzeń masowych to niezwykle wymagająca i wielowymiarowa praca, dlatego nie trudno o mniejsze i większe potknięcia. Okazuje się, że błędy w pracy managerskiej dotyczą wszystkich – zarówno początkujących, jak i bardzo doświadczonych osób, pracujących na takim stanowisku od wielu lat. Jakie pomyłki towarzyszą im najczęściej? Poznaj 4 najpopularniejsze błędy event managerów i odpowiedz sobie na pytanie, czy wiesz, w jaki sposób ich unikać.

1. Pobieżne czytanie umów i regulaminów

Jednym z głównych błędów, jakie popełniają początkujący event managerowie jest zbyt mała uważność podczas czytania regulaminów i podpisywania umów z firmami, które w jakiś uczestniczą lub pośredniczą w organizacji wydarzenia – np. z restauracją, która organizuje catering, właścicielem sali czy firmą ochroniarską. Niezwykle ważne jest to, aby dokładnie przeczytać każdy regulamin, który może mieć wpływ na efekt końcowy eventu, który organizujesz. W regulaminach aż roi się od różnych kruczków, które w najważniejszym momencie mogą pokrzyżować Ci plany. Zwróć szczególną uwagę na takie elementy jak termin, w którym Twój partner w biznesie może rozwiązać umowę czy konsekwencje związane z niedotrzymaniem obowiązków przez którąś ze stron.

2. Bagatelizowanie kwestii bezpieczeństwa

Dobry event to wydarzenie, na którym każdy czuje się bezpiecznie. Organizując imprezę masową, musisz zadbać o to, aby każdy – bez względu na to, czy jest to uczestnik, wystawca czy pracownik sali wystawowej – czuł się bezpiecznie. W kwestiach bezpieczeństwa liczy się każdy drobiazg. Nawet najmniejszy, wystający kabel, o który ktoś się potknie lub który zmoknie na deszczu, może być początkiem tragedii.

Wielu początkujących event managerów o tym zapomina, wielu doświadczonych przymyka na to oko. Nie pozwalaj sobie na to i na każdym etapie troszcz się o bezpieczeństwo pracowników i uczestników. Pamiętaj, że prace montażowe powinny odbywać się w kaskach, wieże koncertowe muszą być zabezpieczone barierkami, a wszystkie kable schowane pod odpowiednią listwą. Zatroszcz się także o wyraźne oznakowanie drogi ewakuacyjnej – ucieczka z ewentualnego miejsca wypadku powinna być jak najłatwiejsza, dlatego na wyznaczonej trasie nie mogą znajdować się żadne przedmioty, które mogłyby utrudnić ewakuację.

3. Brak asertywności i zbytnia uległość

Dużym wyzwaniem dla wielu event managerów jest mówienie „nie” klientowi, który ma w głowie swoją spektakularną wizję imprezy i za wszelką cenę chce ją zrealizować. Mówi się, że „klient nasz pan”, jednak jako organizator wydarzeń masowych musisz znaleźć w sobie odpowiednią dawkę asertywności i cierpliwości. Jeżeli trafisz na klienta-wizjonera, którego idee są np. niebezpieczne lub niemożliwe do zrealizowania w budżecie, którym dysponujesz, wyjaśnij mu to, powołując się na swoje dotychczasowe doświadczenie i przykłady ze swojej pracy. Spróbuj zbudować relację opartą na zaufaniu – w końcu Twój klient zatrudnił Cię dlatego, że znasz się na rzeczy. Pamiętaj, że Twoja praca w dużej mierze polega na doradzaniu, nigdy zaś na posłusznym wypełnianiu każdej zachcianki klienta.

4. Przekonanie o tym, że jest się osobą niezastąpioną

Ostatni i prawdopodobnie najpowszechniejszy błąd wśród event managerów to niechęć do dzielenia się obowiązkami. Każde wydarzenie masowe, bez względu na to, czy ma w nim uczestniczyć 50 czy 50 000 osób, to wymagające przedsięwzięcie, któremu nie da się sprostać w pojedynkę. Wielu event managerów uważa, że jeśli nie zrobią czegoś sami, to nie będzie to zrobione odpowiednio dobrze. Prawda jednak jest taka, że jednym z najważniejszych obowiązków osoby, która zarządza projektem organizacji imprezy masowej, jest oddelegowywanie zadań. Naucz się to robić, a spojrzysz na swoją pracę z nowej perspektywy.

Rozwiązanie wszystkich problemów? Analiza problemów i ciągłe uczenie się!

Powyższe 4 przykłady to jedynie czubek góry lodowej. Wśród innych, popularnych błędów organizatorów imprez można wymienić trudności w zarządzaniu ryzykiem, zbytnią brawurę, niedotrzymywanie terminów czy zbyt późne wdrażanie działań promocyjnych. Należy jednak podkreślić, że każdy tego typu błąd można naprawić, a przede wszystkim – więcej go nie powtarzać. Aby Twoja praca szła sprawniej, po każdym zorganizowanym wydarzeniu, zastanów się, co poszło dobrze, a co można byłoby poprawić. Analizując swój sposób pracy, „wyłapiesz” swoje słabości, a dzięki temu będziesz mógł nad nimi zapanować.

 

Drukowanie w wersji smart

Sprytne drukowanie Wiecie już, że staramy się wcielać w życie rozwiązania praktyczne, korzystne dla naszego środowiska czyli po prostu smart....
Czytaj więcej
Drukowanie w wersji smart

Zero Waste by Inventini

Czy jest Zero Waste i czy można go stosować w zakładach pracy? Zero Waste do właściwie sposób życia, w którym...
Czytaj więcej
Zero Waste by Inventini

Jak maseczki uratowały Inventini – podsumowanie roku

Rok 2020 przyniósł ze sobą wiele nieoczekiwanych wydarzeń i jednocześnie wyzwań. Oczywiście, największym z nich była epidemia koronawirusa. Dotknęła ona...
Czytaj więcej
Jak maseczki uratowały Inventini – podsumowanie roku

Kabina do testów COVID-19 – namiot sanitarny

Czytaj więcej
Kabina do testów COVID-19 – namiot sanitarny

Namioty pogrzebowe

Czytaj więcej
Namioty pogrzebowe

Namioty bankietowe

Czytaj więcej
Namioty bankietowe

Namioty eventowe

Czytaj więcej
Namioty eventowe

Namioty targowe

Czytaj więcej
Namioty targowe

Namioty techniczne

Czytaj więcej
Namioty techniczne

Namioty gastronomiczne

Czytaj więcej
Namioty gastronomiczne