Jak zorganizować konferencję krok po kroku?

Konferencja to zwykle bardzo oczekiwane wydarzenie zarówno dla uczestników, jak i prelegentów. Jak ją przygotować, by nie zawieść tych oczekiwań i w pełni wykorzystać merytoryczny i reklamowy charakter konferencji. Oto kilka wskazówek!

Organizacja konferencji – od czego zacząć?

Jak każde wydarzenie także i konferencja musi posiadać swój cel. Jej przygotowanie warto więc rozpocząć od jego określenia. Co więcej, takich celów może być kilka. Oczywiście są konferencje, które mają cel wyłącznie finansowy. Organizują je wyspecjalizowane podmioty, aby uzyskać dochód z biletów czy wynajmu miejsca reklamowego.

Czasem jednak realizacji tego wydarzenia podejmują się po prostu liderzy danej branży, szkoły bądź uczelnie, a nawet entuzjaści określonego zagadnienia. Także w takim przypadku warto zadać sobie pytanie, jaki jest cel konferencji. Czy będzie nim wymiana doświadczeń i wiedzy, budowanie prestiżu marki organizatora, networking, pozyskanie nowych klientów, a może jeszcze coś innego. Ważne jednak, by przygotowując całość nie tracić tego celu z oczu.

Kolejnym krokiem jest dokładne określenie tematu konferencji, a co za tym idzie, także prelegentów oraz grona osób, które tym tematem będą zainteresowane. Te pierwsze kroki są ze sobą bardzo silnie związane i czasem trudno nawet określić, który z nich jest pierwszy:)

O czym trzeba pamiętać?

Organizując konferencje musisz wziąć pod uwagę wiele aspektów i dobrze zaplanować czas ich realizacji. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich:

• opracowanie harmonogramu wydarzenia. Chodzi tu o szczegółowy – godzinowy, minutowy – plan konferencji uwzględniający wystąpienia, przerwy, czas na networking itp.
  zaplanowanie miejsca i czasu konferencji. Zazwyczaj konferencje to spore wydarzenia, więc wymagają odpwiedniego miejsca. Często trzeba je zamówić z dużym wyprzedzeniem. Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, najlepiej osobiście, czy jest ono wystarczająco duże. Sprawdź, czy jest zaplecze dla prelegentów, miejsce na recepcję, stoiska promocyjne, indywidualne rozmowy itp. Upewnij się także, że na miejscu znajduje się odpowiedni sprzęt nagłaśniający.
• zaproszenie prelegentów. Czasem podczas konferencji wystąpią po prostu twoi pracownicy czy współpracownicy. Innym razem jednak musisz zaprosić ekspertów, jak również zawrzeć z nimi stosowne umowy. Zarezerwuj sobie na to czas. Zdarza się, że prelegent jest tak pożądany, że to właśnie jego kalendarz będzie wyznaczał termin twojego wydarzenia.
• poinformowanie zainteresowanych wydarzeniem. Tu musisz wybrać odpowiednią formę twojej grupy docelowej. Czasem jest ona niewielka i bardzo hermetyczna, stąd najlepiej sprawdzą się indywidualne zaproszenia. Innym razem działania promocyjno-informacyjne muszą pójść znacznie szerzej – reklama w internecie, mediach społecznościowych, prasie branżowej, radiu, mailing, budowa landing page’a z możliwością rejestracji lub zakupu biletów. Po prostu, jak w standardowej reklamie, musisz wybrać odpowiedni i efektywny środek dotarcia do swoich klientów-uczestników.
• przygotowania zaplecza konferencji. To mnóstwo drobnych kwestii, które musisz zaplanować i przygotować. Należą do nich np. nagłośnienie sali, rejestracja uczestników przy wejściu, zapewnienie parkingów, noclegów, cateringu, ewentualnych tłumaczy, hostess, odpowiedniej aranżacji pomieszczeń i wystąpień.

Przeczytaj także: Identyfikacja wizualna firmy, a nośniki reklamy

Jak określić budżet potrzebny na organizację konferencji?

W poprzednim akapicie wskazaliśmy na elementy, które trzeba uwzględnić podczas organizacji konferencji. To co musisz zrobić, to po prostu je wycenić. Zazwyczaj największymi pozycjami w budżecie są:

• wynagrodzenia prelegentów,
• wynajem sali,
• catering,
• reklama.

Jeśli masz środki na realizację konferencji to dopasujesz te elementy do budżetu. Nie zawsze to się jednak udaje, bo tak się jakoś składa, że budżety są zwykle za małe. Wtedy warto poszukać pomocy finansowej u partnerów z branży, którzy chcieliby podjąć się współorganizacji wydarzenia. Mogą oni przejąć część obowiązków lub po prostu zapewnić zastrzyk gotówki. Innym sposobem jest odpłatne udostępnienie miejsca na stoisko reklamowe partnera. Sprawa nieco się komplikuje, gdy konferencja ma się sama spłacić, albo jeszcze lepiej, przynieść zysk. To już temat dla profesjonalistów.

Jak wykorzystać potencjał konferencji do reklamy?

Konferencja przede wszystkim powinna zrealizować założony cel. Jeśli jest nim budowa świadomości marki, zapoznanie z nowym produktem czy usługą, to koniecznie musisz zadbać o odpowiednie stoisko reklamowe, które będzie towarzyszyć konferencji. Co może znaleźć się na takim stoisku? Oto przykładowe elementy wyposażenia:

• lada reklamowa pełniąca rolę recepcji lub miejsca do rozmów
• siedziska i stoliki, które pozwolą rozmawiać w komfortowych warunkach
• elementy informacyjne – roll-up, stand reklamowy, kaseton LED, ekran itp.

Ale stoisko to niejedyne rozwiązanie – dostępne są także inne opcje reklamowe: prezentacja na ekranach, pokazy produktów lub usług w przerwie konferencji, brandowane strefy relaksu, sponsorowany catering czy propozycje sprzedaży przesyłane na telefony uczestników konferencji (kody rabatowe, oferty limitowane). To wszystko trzeba robić z wyczuciem, zwłaszcza jeśli udział w konferencji jest odpłatny. Jeśli uczestnictwo jest darmowe, klienci są bardziej wyrozumiali, gdyż wiedzą, że budżet wydarzenia po prostu musi się spiąć.