4 największe błędy, jakie popełniają event managerowie

Jak mawiał święty Augustyn: „Błądzić jest rzeczą ludzką”. Dotyczy to także event managerów. Nie ma w tym nic dziwnego – organizacja wydarzeń masowych to niezwykle wymagająca i wielowymiarowa praca, dlatego nie trudno o mniejsze i większe potknięcia. Okazuje się, że błędy w pracy managerskiej dotyczą wszystkich – zarówno początkujących, jak i bardzo doświadczonych osób, pracujących na takim stanowisku od wielu lat. Jakie pomyłki towarzyszą im najczęściej? Poznaj 4 najpopularniejsze błędy event managerów i odpowiedz sobie na pytanie, czy wiesz, w jaki sposób ich unikać.

1. Pobieżne czytanie umów i regulaminów

Jednym z głównych błędów, jakie popełniają początkujący event managerowie jest zbyt mała uważność podczas czytania regulaminów i podpisywania umów z firmami, które w jakiś uczestniczą lub pośredniczą w organizacji wydarzenia – np. z restauracją, która organizuje catering, właścicielem sali czy firmą ochroniarską. Niezwykle ważne jest to, aby dokładnie przeczytać każdy regulamin, który może mieć wpływ na efekt końcowy eventu, który organizujesz. W regulaminach aż roi się od różnych kruczków, które w najważniejszym momencie mogą pokrzyżować Ci plany. Zwróć szczególną uwagę na takie elementy jak termin, w którym Twój partner w biznesie może rozwiązać umowę czy konsekwencje związane z niedotrzymaniem obowiązków przez którąś ze stron.

2. Bagatelizowanie kwestii bezpieczeństwa

Dobry event to wydarzenie, na którym każdy czuje się bezpiecznie. Organizując imprezę masową, musisz zadbać o to, aby każdy – bez względu na to, czy jest to uczestnik, wystawca czy pracownik sali wystawowej – czuł się bezpiecznie. W kwestiach bezpieczeństwa liczy się każdy drobiazg. Nawet najmniejszy, wystający kabel, o który ktoś się potknie lub który zmoknie na deszczu, może być początkiem tragedii.

Wielu początkujących event managerów o tym zapomina, wielu doświadczonych przymyka na to oko. Nie pozwalaj sobie na to i na każdym etapie troszcz się o bezpieczeństwo pracowników i uczestników. Pamiętaj, że prace montażowe powinny odbywać się w kaskach, wieże koncertowe muszą być zabezpieczone barierkami, a wszystkie kable schowane pod odpowiednią listwą. Zatroszcz się także o wyraźne oznakowanie drogi ewakuacyjnej – ucieczka z ewentualnego miejsca wypadku powinna być jak najłatwiejsza, dlatego na wyznaczonej trasie nie mogą znajdować się żadne przedmioty, które mogłyby utrudnić ewakuację.

3. Brak asertywności i zbytnia uległość

Dużym wyzwaniem dla wielu event managerów jest mówienie „nie” klientowi, który ma w głowie swoją spektakularną wizję imprezy i za wszelką cenę chce ją zrealizować. Mówi się, że „klient nasz pan”, jednak jako organizator wydarzeń masowych musisz znaleźć w sobie odpowiednią dawkę asertywności i cierpliwości. Jeżeli trafisz na klienta-wizjonera, którego idee są np. niebezpieczne lub niemożliwe do zrealizowania w budżecie, którym dysponujesz, wyjaśnij mu to, powołując się na swoje dotychczasowe doświadczenie i przykłady ze swojej pracy. Spróbuj zbudować relację opartą na zaufaniu – w końcu Twój klient zatrudnił Cię dlatego, że znasz się na rzeczy. Pamiętaj, że Twoja praca w dużej mierze polega na doradzaniu, nigdy zaś na posłusznym wypełnianiu każdej zachcianki klienta.

4. Przekonanie o tym, że jest się osobą niezastąpioną

Ostatni i prawdopodobnie najpowszechniejszy błąd wśród event managerów to niechęć do dzielenia się obowiązkami. Każde wydarzenie masowe, bez względu na to, czy ma w nim uczestniczyć 50 czy 50 000 osób, to wymagające przedsięwzięcie, któremu nie da się sprostać w pojedynkę. Wielu event managerów uważa, że jeśli nie zrobią czegoś sami, to nie będzie to zrobione odpowiednio dobrze. Prawda jednak jest taka, że jednym z najważniejszych obowiązków osoby, która zarządza projektem organizacji imprezy masowej, jest oddelegowywanie zadań. Naucz się to robić, a spojrzysz na swoją pracę z nowej perspektywy.

Rozwiązanie wszystkich problemów? Analiza problemów i ciągłe uczenie się!

Powyższe 4 przykłady to jedynie czubek góry lodowej. Wśród innych, popularnych błędów organizatorów imprez można wymienić trudności w zarządzaniu ryzykiem, zbytnią brawurę, niedotrzymywanie terminów czy zbyt późne wdrażanie działań promocyjnych. Należy jednak podkreślić, że każdy tego typu błąd można naprawić, a przede wszystkim – więcej go nie powtarzać. Aby Twoja praca szła sprawniej, po każdym zorganizowanym wydarzeniu, zastanów się, co poszło dobrze, a co można byłoby poprawić. Analizując swój sposób pracy, „wyłapiesz” swoje słabości, a dzięki temu będziesz mógł nad nimi zapanować.