5 narzędzi, które przydadzą ci się podczas organizacji eventu

Jako event manager na pewno wiesz, że organizacja eventu to nie lada wyzwanie. Narzekasz wciąż na brak czasu i wiecznie zmagasz się deadline’ami, a do tego wszystko musisz mieć perfekcyjnie przygotowane, a każdy element wydarzenia dopięty na ostatni guzik? Brzmi znajomo, prawda? 😉 Na szczęście z pomocą przychodzą Ci najnowsze technologie, które nie tylko przyspieszą Twoją pracę, pomogą ci być bardziej efektywnym i lepiej się zorganizować, ale też sprawią, że Twój event będzie zaplanowany na najwyższym poziomie. Zobacz nasz subiektywny wybór 5 narzędzi, które naszym zdaniem są niezbędne w pracy event managera.

1. Stwórz listę zadań

Przy ogromnej ilości projektów i niekończącej się liczbie spraw do zrobienia, pierwszą rzeczą, która pomoże Ci nad tym zapanować, jest skuteczna lista To Do, od stworzenia której powinieneś zaczynać każdy dzień pracy. Możesz oczywiście tworzyć takie listy na kartce czy w notesie, jednak aplikacje, które zainstalujesz na telefonie czy komputerze, mają jedną ważną przewagę nad papierem – danego dnia i o danej godzinie przypomną Ci o zadaniach, które powinieneś wykonać. Brzmi wspaniale, prawda? 😉 Dzięki temu nie zapomnisz nawet o obiedzie i będziesz wiedział jak zacząć każdy dzień, by skutecznie zorganizować event.

Nasze ulubione aplikacje do tworzenia list To Do to Wunderlist i Todoist. Nie różnią się one zbytnio od siebie, więc wybór zostawiamy już Twoim indywidualnym preferencjom.

2. Nie daj się rozproszyć

Wiesz, że najbardziej efektywnie pracujemy w godzinach 09:00-11:00 rano, jeśli wstaniemy ok. 8:00 lub wcześniej i jeśli prześpimy minimum 7 godzin? Warto dobrze wykorzystać ten czas i porządnie się skupić. Często jednak wiele rzeczy usilnie wybija nas z rytmu. Te rozpraszacze to głównie maile, Facebook, pikające powiadomienia w komórce czy Google. Żeby skutecznie skoncentrować się na zadaniu i zająć się w końcu pracą nad kosztorysem czy harmonogramem eventu, zainstaluj aplikację Rescue Time, która zmierzy Twoją produktywność.

Po zainstalowaniu na komputerze, aplikacja w tle będzie zbierać informacje na temat tego co robisz, a następnie przeanalizuje je i wyświetli na panelu z podsumowaniem. Gdy już będziesz wiedział, które strony przeszkadzają Ci najbardziej, za pomocą aplikacji w prosty sposób zablokujesz je i skupisz się tylko na naprawdę ważnych rzeczach.
Do blokowania rozpraszających Cię stron możesz wykorzystać też wtyczkę do przeglądarki StayFocusd.

3. Zautomatyzuj swoje działania w social mediach

Jeśli podczas organizacji eventu jesteś też odpowiedzialny za działania w social mediach, znamy aplikację, która pomoże Ci je usprawnić. Buffer, bo o nim mowa, to aplikacja dzięki której zautomatyzujesz publikację wpisów w serwisach społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter, LinkedIn czy Instagram. Możesz zaplanować publikację postów za jednym zamachem, we wszystkich kanałach, na konkretne dni i godziny. Brzmi jak porządna oszczędność czasu, prawda?

4. Zapisz swoje inspiracje

Branża event marketingowa to nie tylko organizacja imprez, ale też promocja firm, marek, idei. Wymaga to zarówno dobrej organizacji pracy, jak i dużej dawki kreatywności i ciągłego bycia na bieżąco z aktualnymi trendami. Często inspirujące artykuł, filmy, czy raporty znajdujemy w Internecie, jednak nie zawsze mamy czas, by przeczytać je w danym momencie. Co zrobić, żeby nie zniknęły i żebyś mógł wrócić do nich w innym czasie? Wystarczy zainstalować w swojej przeglądarce wtyczkę Pocket.

Po jej kliknięciu, strona, którą aktualnie przeglądasz zapisze się w specjalnym katalogu rzeczy do przeczytania, który dodatkowo możesz podzielić sobie na spersonalizowane kategorie. To świetne narzędzie dla wszystkich, którzy lubią chomikować treści do przeczytania, przejrzenia, przesłuchania, obejrzenia.

5. Zwizualizuj swoje liczby

Musisz przygotować prezentację, w której zaprezentujesz scenariusz, projekt eventu lub efekty i liczby, które przekonają sponsorów? Warto wykorzystać do tego narzędzia, dzięki którym przedstawisz swoje dane w bardziej kreatywny sposób niż za pomocą PowerPointa. My polecamy ci przede wszystkim Prezi – program, dzięki któremu szybko stworzysz nowoczesną prezentację multimedialną i będziesz mógł w prosty i atrakcyjny sposób połączyć w niej grafikę, tekst, filmy oraz muzykę.

Dobrym rozwiązaniem może być też Piktochart. Dzięki temu bardzo prostemu w obsłudze programowi, stworzysz grafiki w formie infografiki, raportu, banera czy prezentacji. Narzędzie daje Ci do wyboru sporo atrakcyjnych szablonów w poszczególnych formatach. Prezentacja przygotowana w tego typu aplikacji na pewno wypadnie ciekawiej i bardziej atrakcyjnie niż jej bardziej tradycyjna wersja.

Krok po kroku zaplanuj event

Efekt końcowy twojej pracy jako event managera zależy od ogromnej ilości czynników, takich jak odpowiednia komunikacja z zespołem pracowników, profesjonalna obsługa gości przed, w trakcie jak i po evencie, czy odpowiednia promocja wydarzenia. O tym, jakich błędów powinieneś się wystrzegać, aby Twoja praca była skuteczna, pisaliśmy w artykule “4 największe błędy, jakie popełniają event managerowie”.

Dzięki nowoczesnym narzędziom i technologiom, w łatwy i szybki sposób możesz pomóc sobie w organizacji eventu, oszczędzić sporo czasu i krok po kroku zaplanować każdy element pracy. Mamy nadzieję, że wśród wybranych przez nas narzędzi znajdziesz coś dla siebie i wprowadzisz je do swojego życia. Chętnie dowiemy się też, z jakich narzędzi już korzystasz i które polecasz jako doświadczony event manager.